Зимний корпоратив ー об организации надо думать уже сейчас?

23 вересня 2018

Зимний корпоратив ー об организации надо думать уже сейчас?

Да, да. Вам не показалось. «Готовь сани с лета», а новогодний праздник в сентябре. Декабрь однозначно самый насыщенный месяц в году на корпоративы. Руководители бизнеса хотят устроить для своих сотрудников незабываемый праздник и поблагодарить за их достижения в работе в уходящем году. Он обязательно должен быть лучше, чем в прошлом году и ярче, чем у игроков по рынку. Опытный HR знает, что 2 последние пятницы и субботы декабря - это самые популярные даты и их нужно бронировать заранее. В ноябре и даже октябре шансы забронировать хорошую локацию, артистов, кейтеринг и других подрядчиков на зимний корпоратив приравниваются к нулю. Но если вы решите отметить новогоднее мероприятия в январе или, например, среди недели вместо работы, то у вас появится даже возможность немножко сэкономить и выбор свободных подрядчиков будет больше. Поэтому требуйте у руководства согласовать в первую очередь дату и бюджет, после чего сразу приступаем к планированию корпоратива мечты.

С чего стоит начать?

После того, как бюджет и даты согласованы нужно приступать к следующему пункту – это выбор локации. Если в Киеве их большой выбор и хватит на всех, то в Одессе в зимний сезон вариантов не очень много. Часто компании остаются отмечать корпоратив в офисе, заказывают кейтеринг, DJ и устраивают скромный, но душевный новогодний праздник. Для такой вечеринки можно заказать доставку еды от BOX Catering – это будет смотреться стильно, современно и не займет много места. Но те, кто хотят чего-то креативного и концептуального отправляются после работы отмечать в арт пространства, концерт холлы, загородные комплексы, замки, выставочные павильоны (если у вас банкет на 700 гостей и больше), даже галереи и музеи могут стать местом празднования. В компании BOX Catering вы можете воспользоваться услугой «Подбор локации для мероприятия» - согласно вашему запросу менеджер предложит наиболее интересные варианты и сможет вместе с вами съездить на просмотр, после чего составит для вас варианты меню для корпоратива. Если вы начали поиски заранее, летом или в сентябре, то у вас будут все шансы забронировать идеальное место для вашего мероприятия. Площадка и все подрядчики будут сразу требовать у вас аванс в сентябре-октябре, чтобы забронировать за вами дату. Так как клиентов в этот период много цены тоже будут отличаться от обычного.

Какие проблемы могут возникнуть при раннем планировании корпоратива?

На самом деле плюсов заблаговременного планирования мероприятия, заказа еды и напитков на корпоратив, заключения договора с локацией и артистами еще в сентябре очень много. Начиная с того, что еще в сентябре вы делаете все без спешки, есть время посмотреть варианты, сравнить цены, а в декабре можете спокойно работать, не отвлекаясь на организационные моменты. Но есть и определенные риски. Ниже расскажем об основных:

  1. Проблемы с артистом. Артисты хоть и обязательные, но всегда самые нестабильные. Он может просто отказаться без всяких объяснений даже если придётся вернуть аванс, у артиста может пропасть голос, если накануне у него концерт в другом городе или стране, то может возникнуть частая ситуация с отменой рейса и он может вовсе не успеть к вам на мероприятие. Чтобы себя хоть минимально перестраховать требуйте прописать в договоре максимально детально все условия работы, форс-мажоры и штрафные санкции.
  2. Логистика. Тщательно подумайте, как ваши сотрудники будут добираться на место новогоднего праздника с работы или если у вас есть офисы в других городах, то стоит подумать о транспорте прямо с аэропорта или вокзала. Здесь важнее всего правильно рассчитать время с учетом возможных пробок, выбрать комфортный автобус, чтобы гости приехали в хорошем настроении и может даже стоит подумать о развлечении в дороге, если она занимает более 30 минут. Не секрет, что празднование начинается уже в дороге и нужно позаботиться, чтобы оно прошло весело.
  3. Декор. Чтобы избежать ситуации «ожидание VS реальность», требуйте у декораторов не просто нарисовать эскиз декора вашего мероприятия, но и прислать подробную смету с фотографиями задействованного реквизита, а еще лучше – отправляйтесь к ним в шоу-рум, где вы сможете сами посмотреть на уровень декораций. И обязательно потребуйте показать портфолио уже реализованных событий.
  4. Работа с фрилансерами. Преследуя желание сэкономить, организаторы часто обращаются к фрилансерам. Это может быть кто угодно: декоратор, флорист, звукорежиссер, техник, шеф повар со своей кухней, который пообещал “накрыть стол сытно и недорого” и другие. Такой человек может быть и профессионалом в работе, но его мотивируют только деньги. Забронировав его еще в сентябре, он через месяц может легко уйти от вас к другому клиенту, который заплатит больше. Требовать с него что-то без заключенного договора – очень сложно. Поэтому если таки решились, то работайте только с теми, кого вам лично рекомендовали проверенные знакомые.

Что делать если случился форс-мажор?

Если у вас произошла непредвиденная ситуация и в запланированную дату декабря не получается провести мероприятие, а предоплаты уже внесены, не стоит сразу начинать переживать! В первую очередь нужно предупредить всех подрядчиков и обсудить возможность переноса мероприятия на позже (январь, а может даже февраль). Такие ситуации случаются, лояльные подрядчики войдут в ваше положение и предложат свободные варианты. Вам остается состыковать и выбрать максимально удобный для всех и новогодний праздник спасен!