Зимовий корпоратив ー про організацію потрібно думати вже зараз?

З чого варто почати?

Після того, як бюджет і дати погоджені треба приступати до наступного пункту – це вибір локації. Якщо в Києві їх великий вибір і вистачить на всіх, то в Одесі в зимовий сезон варіантів не дуже багато. Часто компанії залишаються відмічати корпоратив в офісі, замовляють кейтеринг, DJ і влаштовують скромне, але душевне новорічне свято. Для такої вечірки можна замовити доставку їжі від BOX Catering – це виглядатиме стильно, сучасно і не займе багато місця. Але ті, хто хочуть чогось креативного і концептуального вирушають після роботи відмічати в арт простори, концерт холи, заміські комплекси, замки, виставкові павільйони (якщо у вас банкет на 700 гостей і більше), навіть галереї і музеї можуть стати місцем святкування. У компанії BOX Catering ви можете скористатися послугою «Підбір локації для заходу» - згідно з вашим запитом менеджер запропонує найцікавіші варіанти і зможе разом з вами з'їздити на перегляд, після чого складе для вас варіанти меню для корпоратива. Якщо ви почали пошуки заздалегідь, влітку або у вересні, то у вас будуть усі шанси забронювати ідеальне місце для вашого заходу. Майданчик і усі підрядники відразу вимагатимуть у вас аванс у вересні-жовтні, щоб забронювати за вами дату. Оскільки клієнтів в цей період багато ціни теж відрізнятимуться від звичайного.

Які проблеми можуть виникнути при ранньому плануванні корпоратива?

Насправді плюсів завчасного планування заходу, замовлення їжі і напоїв на корпоратив, укладення договору з локацією і артистами ще у вересні дуже багато. Починаючи з того, що ще у вересні ви робите все без поспіху, є час подивитися варіанти, порівняти ціни, а в грудні можете спокійно працювати, не відволікаючись на організаційні моменти. Але є і певні риски. Нижче розповімо про основні:

1. Проблеми з артистом. Артисти хоч і обов'язкові, але завжди самі нестабільні. Він може просто відмовитися без всяких пояснень навіть якщо доведеться повернути аванс, у артиста може пропасти голос, якщо напередодні у нього концерт в іншому місті або країні, то може виникнути часта ситуація з відміною рейсу і він може зовсім не встигнути до вас на захід. Щоб себе хоч мінімально перестрахувати вимагайте прописати в договорі максимально детально усі умови роботи, форс-мажори і штрафні санкції.
2. Логістика. Ретельно подумайте, як ваші співробітники добиратимуться на місце новорічного свята з роботи або якщо у вас є офіси в інших містах, то варто подумати про транспорт прямо з аеропорту або вокзалу. Тут найважливіше правильно розрахувати час з урахуванням можливих пробок, вибрати комфортний автобус, щоб гості приїхали у хорошому настрої і може навіть варто подумати про розвагу в дорозі, якщо вона займає більше 30 хвилин. Не секрет, що святкування починається вже в дорозі і треба потурбуватися, щоб воно пройшло весело.
3. Декор. Щоб уникнути ситуації «очікування VS реальність», вимагайте у декораторів не просто намалювати ескіз декору вашого заходу, але і прислати детальний кошторис з фотографіями задіяного реквізиту, а ще краще – вирушайте до них в шоу-рум, де ви зможете самі подивитися на рівень декорацій. І обов'язково вимагайте показати портфоліо вже реалізованих подій.
4. Робота з фрілансерами. Переслідуючи бажання заощадити, організатори часто звертаються до фрілансерів. Це може бути хто завгодно: декоратор, флорист, звукорежисер, технік, шеф кухар зі своєю кухнею, який пообіцяв “накрити стіл ситно і недорого” і інші. Така людина може бути і професіоналом в роботі, але його мотивують тільки гроші. Забронювавши його ще у вересні, він через місяць може легко піти від вас до іншого клієнта, який заплатить більше. Вимагати з нього щось без укладеного договору – дуже складно. Тому якщо таки вирішилися, то працюйте тільки з тими, кого вам особисто рекомендували перевірені знайомі.

Що робити якщо стався форс-мажор?

Якщо у вас сталася непередбачена ситуація і в заплановану дату грудня не виходить провести захід, а передоплати вже внесені, не варто відразу починати переживати! В першу чергу треба попередити усіх підрядників і обговорити можливість перенесення заходу пізніше (січень, а може навіть лютий). Такі ситуації трапляються, лояльні підрядники увійдуть у ваше становище і запропонують вільні варіанти. Вам залишається зістикувати і вибрати максимально зручний для всіх і новорічне свято врятоване!